En 1987 Microsoft lanzó al mercado PowerPoint 1.0, la primera versión de la herramienta de presentaciones más importante del mundo. Tras 28 años de vida se calcula que cada día se hacen 30 millones de presentaciones con PowerPoint en el mundo. Os aseguro que quien sabe crear y presentar buenas PowerPoint obtiene mejores trabajos y mejores salarios.
Somos miles de millones las personas que hemos creado y visto presentaciones PowerPoint. La magia de la herramienta de Microsoft siempre se ha basado en la sencillez de uso y en la facilidad para vincular mensajes de texto e imágenes, que faciliten la comunicación y la compartición de todo tipo de planes, ideas, propuestas, proyectos, reflexiones y demás.
La capacidad de crear presentaciones y comunicarlas eficazmente se ha convertido en una materia casi tan importante, como los propios conocimientos en los que se basan dichas presentaciones. El fondo y la forma se convierten en ingredientes equipotenciales y a menudo es más complicado encontrar personas que hagan y presenten bien a personas que dominen una materia.
Para aquellos que estéis interesados en el mundo del PowerPoint, aquí tenéis algunos consejos basados en mi experiencia personal que os pueden ayudar a desarrollar unas habilidades que os abrirán muchas oportunidades y por tanto suman en vuestra capacidad laboral y salarial.
1.- No es necesario ser un gurú del PowerPoint para hacer grandes presentaciones, pero si ser ágil en el uso y edición de imágenes, gestión de formas, encuadres y al menos manejo básico de animaciones y efectos. IMPORTANTE: La carencia del mal gusto es un requisito indispensable.
2.- Ver lo que hacen otros, y tomar aquellos elementos, formatos, y prácticas de presentación que veáis más interesantes. Hay miles de maravillosas PowerPoints en la red. Aprender de lo bueno que hacen otros es inteligente.
3-. Adaptarse a la audiencia. Recordad que el 50% de la población tiene orientación gráfica y el otro 50% tiene orientación alfanumérica, pero que esta proporción varía dependiendo de las comunidades. Por ejemplo si quiero presentar a un grupo de publicistas he de entender que me encontraré personas con más capacidades gráficas que alfanuméricas pero si hablo a un grupo de ingenieros de telecomunicaciones habrá un mayor porcentaje de personas con orientación alfanumérica. Dependiendo de eso mi presentación será más eficaz presentando imágenes e ideas abstractas o textos y datos concretos. Lo normal es un mix de ambos, la diferencia está en el peso y protagonismo en la mezcla de ingredientes.
4.- Los bullets de PowerPoint no están muertos. Muchos son los autores que han pretendido matar los Bullets o las secuencias de textos numerados. Lo cierto es que en la mayoría de las presentaciones aún aparecen Bullets. Las listas tradicionales son algo tediosas y difíciles de seguir por lo que se recomienda utilizar trucos gráficos que muestren las ideas consecutivas de forma más visual, por ejemplo una escalera de cuadros, o una sucesión de cajas en formato metro.
5.- Utilizar imágenes en alta resolución y utilizar bien el espacio disponible, es otra de las recomendaciones más interesantes. Incluso a los más cuadriculados de nuestros interlocutores les llegaremos eficazmente con una imagen de alta calidad que ocupe un buen espacio en la diapositiva.
6.- Huir del efecto ladrillo. Hoy en día es fácil saber cuándo tu presentación se ha convertido en un ladrillo insufrible, ya que verás que la audiencia está mirando sus Smartphones en lugar de seguir tu mensaje. Si eso sucede, mejor acaba pronto para que la agonía de ese encuentro sea breve. Para evitarlo, no leas las “slides” ni incluyas un guión en ellas, si necesitas un prompter o apuntador, puedes fabricarte uno de forma sencilla poniendo un monitor secundario solo para tu vista en el que puedas ver textos no visibles para el público y lanzar la presentación en modo extendido. Además haz presentaciones cortas que no repitan los mensajes. Si tienes una hora por llenar integra demostraciones o elementos que complementen la PowerPoint, videos o cualquier otro elemento de ruptura. Una “ppt” de más de 30 minutos es muy dura de digerir, trata pues de incluir ingredientes sorprendentes cada cuatro o cinco diapositivas.
7.- Haz de tu Presentación PowerPoint algo interactivo. La mejor forma es incluir preguntas, es algo sencillo y muy práctico. Conseguirás que la audiencia conecte con la presentación.
8.-Mantén un tema gráfico. No hay nada peor que una presentación multicolor, con varias tipografías de dudoso gusto o que mezclan imágenes completamente desvinculadas entre si. El uso de temas gráficos, colores e imágenes con alguna vinculación le darán un matiz profesional a tu presentación y facilitarán su recepción.
9.- Una “slide” – Uno/Dos mensaje, a menudo una “slide” es como una página de publicidad en prensa, si pretendemos dar más de uno o dos mensajes posiblemente no llegará ninguno. Una slide con 5 gráficas, 10 bullets y un par de imágenes no sirve para nada y solo conseguirá que la gente desconecte.
10.- Hay muchas otras prácticas para buenas presentaciones PowerPoint, y estas son solo unas pocas, pero la más importante de todas es que siempre, siempre, siempre hagas lo que los norteamericanos llaman “Rehearsal” es decir ensayo. No salgas al público sin haber ensayado seriamente, la primera vez que presentas es siempre la peor de todas, no le regales a tu audiencia la peor de las versiones.
Os animo a compartir en los comentarios más sugerencias de creación y presentación de PowerPoint, quién sabe si entre todos los insiders somos capaces de crear un tratado sencillo de presentaciones eficaces, efectivas que nos sirva a todos.
